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Gestión del conocimiento: La gestión interna

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En el anterior artículo de esta serie sobre la Gestión del Conocimiento, me centré en el que estimo que es el primer paso de este proceso: el autoconocimiento.

Bien; ya conocemos nuestra razón de ser; nuestra esencia; y, como consecuencia, hemos definido nuestra misión con sus objetivos y sus valores. Ahora, vamos a decidir qué saber nos puede ayudar a cumplir nuestra meta y cómo podemos captarlo y fomentarlo.

En este sentido, me gustó muchísimo la experiencia que nos presentó Ignacio Otalora, Director de Estudios y Planificación de la Cámara de Comercio de Bilbao (precursora, por otro lado, del evento -por cierto, excelente organización-), descubriéndonos su modelo MAGIC (Modelo para Ayuda a la Gestión Integrada del Conocimiento).

Este modelo se divide en cuatro fases: identificación, disposición, protección y utilización del conocimiento.

1) Identificación

Es evidente que todo el conocimiento existente no tiene porqué sernos útil. Por ello, es fundamental, en primer lugar, definir qué saber es esencial para la entidad y cuál es el nivel de instrucción que debemos poseer del mismo.

Asimismo, es importante tener claro quién posee un determinado conocimiento y dónde y cómo podemos localizarlo. En este sentido, me pareció genial la iniciativa que presentó consistente en el establecimiento de un directorio de “Páginas blancas” (personas dentro de la organización que poseen un conocimiento concreto) y “Páginas amarillas” (otro tanto, fuera de la organización). Cuando surge una duda con respecto a un tema, tiran de las “páginas blancas” en primer lugar y, si nadie dentro de la empresa domina el tema, recurren a las “páginas amarillas”.

Cuántas veces no nos habrá ocurrido que hemos buscado un proveedor para que nos solvente un problema y, en medio del proceso de resolución, alguien de la compañía dice: “¡vaya; pues para eso haberme preguntado a mí…!”

Recurrir al personal interno hubiera supuesto un considerable ahorro de tiempo y costes, pero siempre que se hubiera realizado una adecuada inversión anterior. Y es ahí donde viene parte de la segunda fase.

2) Disposición

Para que podamos contar con personas preparadas dentro de la organización, tendremos que haberlas formado apropiadamente en aquéllas materias que hemos decidido que son esenciales en la anterior fase de identificación.

Asimismo y por otro lado, el personal interno de la organización debe de poder tener acceso rápido al saber adquirido por los diferentes miembros de la plantilla, por lo que éste deberá estar perfectamente documentado en un repositorio de acceso común.

Con esto, también logramos los objetivos de la tercera fase.

3) Protección

Entendiendo ésta como el esfuerzo por evitar que, en caso de que una persona abandone la organización, su conocimiento se marche con ella. El saber esencial que los trabajadores y trabajadoras de la entidad hayan adquirido gracias a la inversión realizada por la compañía debe tener un retorno. Pero no sólo porque permita al individuo desempeñar mejor sus tareas y, con ello, ayudar al cumplimiento de los objetivos de la empresa, sino porque le comprometa a difundirlo de modo que permita que otras personas se beneficien del mismo.

Ésta es la condición para que fragüe la cuarta fase.

4) Utilización

Una vez que hemos adquirido unos determinados conocimientos y los hemos puesto en común a través de los canales pertinentes (foros presenciales, repositorios de documentación…), logrando que éste no se quede estancado y permitiendo que se comparta; que fluya por las diferentes ramas de la entidad (incluso aquéllas que se encuentran más aisladas o dispersas geográficamente); es hora de hacer un uso efectivo del conocimiento. Llega el momento de Hacer.

.

Ignacio utilizó una genial frase a lo largo de su presentación que puede servirnos de perfecta conclusión a este artículo:

la gestión del conocimiento tiene mucho de carácter preventivo

¡Exacto!; si somos capaces de administrar eficazmente nuestro conocimiento, evitaremos, entre otros, formaciones repetitivas y periódicas sobre determinadas materias, pérdidas de tiempo a la hora de disponer de la información, fugas de sabiduría… y estaremos fomentando valores tales como el compromiso, la diversidad y el altruismo.

Presentación utilizada por Ignacio en la jornada

Enlaces relacionados | Otros artículos sobre la jornada
Fotografía | “choose” por -{ thus }- (Flickr)

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Written by iparrado

17/04/2010 a 14:34

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