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Gestión eficaz de la agenda

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100619Agenda


Ayer, comenzamos en el trabajo un encuentro dividido en dos jornadas en el que vamos a intentar definir pautas para gestionar de manera adecuada nuestra agenda, pero siendo conscientes de que mi agenda se toca con otras, con lo que se hace necesaria una óptima coordinación para que los engranajes del equipo no rocen y comiencen a saltar las chispas. ¡Ambicioso desafío!

Para que no nos aburramos este fin de semana, Ana Blanco, la formadora de Grupo Bentas que está dinamizando la reflexión (excelente profesional, por cierto), nos ha mandado un deber que he querido compartir contigo: definir las que a nuestro parecer pueden ser pautas oportunas para gestionar eficazmente una agenda.

Pues, ¡ahí voy!

1) Objetivos claros

Fundamental. Si desconoces o no tienes claros tus objetivos en la organización, probablemente vas a hacer muchas cosas sin llegar a hacer nada. Así que es básico conocer cuál es el objetivo de la empresa y en qué medida afecta tu desempeño en la consecución del mismo.

Si no, comienzan las preguntas: ¿por qué? ¿para qué? ¿estoy haciendo lo que debería estar haciendo? Inseguridad que repercute en una labor ineficiente y en un desgaste de tu autoestima.

2) Un buen sistema de gestión de tareas

En nuestro quehacer diario, lo que acabamos ejecutando son tareas. Más o menos extensas o complicadas, pero tareas al fin y al cabo. A mí me está funcionando bien el método GTD, (Getting Things Done) de David Allen, tratándome de acercar cada vez más a su versión minimalista, ZTD, de Leo Babauta (Zen To Done).

Hay otras opciones como Autofocus, un bloc de notas o los eternos post-it (elige el que más te convenga), pero sí me parece conveniente que sea un sistema donde puedas recopilar fácil y rápidamente tus tareas para liberar tu mente y centrarte sólo en hacer y, de este modo, eliminar la ansiedad que provoca tener que recordar lo que hay que hacer. Guárdalo en tu bandeja de entrada de tareas y haz.

Así, podrás procesarlas convenientemente con el objeto de organizar eficientemente lo que tienes que hacer ahora, próximamente, algún día…; estableciendo prioridades.

3) Asertividad

Para evitarte la desesperación de ver en tu sistema de tareas labores que no te competen, debemos (yo el primero) aprender a decir no. Si una tarea no es de tu competencia o, siéndolo, no la puedes asumir en ese preciso momento, di no. De otro modo, estarás generando un problema.

Me pareció fundamental la anotación que hizo Ana a este respecto, diferenciando el asunto de la persona. Efectivamente, a lo que no podemos dar respuesta es al asunto, pero a la persona debemos aportarle una solución (“si puedes esperar hasta la semana que viene, te lo miro”; “en este manual, puedes encontrar la respuesta”; “quizá Pepito te pueda echar una mano” – siempre que Pepito sea competente para esa tarea y no esté hasta arriba de trabajo, claro 🙂 ).

4) Revisión

Algo que hacemos muy poco y que es básico para que el sistema que hemos montado no se desmorone es reservarnos un instante al día, a la semana, al mes… periódicamente, para revisar nuestros proyectos y sus consecuentes tareas y ver si siguen alineados con nuestros objetivos, con el objeto de optimizar y evaluar nuestro desempeño.

Más aún, dedicarnos un tiempo para repensarnos y, si es necesario, pulir o incluso redefinir nuestra metodología. El mundo avanza; es probable que en algún momento nuestra manera de hacer las cosas se quede obsoleta. ¡Revísate!

.

Es seguro que me dejo muchas pautas en el teclado, pero sí creo que éstas son las más importantes.

¿Cuál añadirías tú?

Fotografía | “and i have learned” por J. McPherson en Flickr
Artículos relacionados | Serie sobre Productividad y GTD de Alberto Pena

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Written by iparrado

19/06/2010 a 09:19

Publicado en Productividad

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2 comentarios

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  1. Bravo!!!
    por favor, déjanos constancia de tus avances, que sin lugar a duda, nos ayudarán a muchos!

    EL GTD también me funciona a mí, pero reconozco que muchas veces me cuesta mantenerlo al día. Incluso con el Thinking Rock, el software que lo reproduce, que tengo instalado desde hace un tiempo.

  2. Yo ahora estoy probando Nirvana, una webapp que, precisamente por estar en la nube, te permite tener acceso a tus tareas en cualquier lugar en cualquier momento.

    Está en beta, pero funciona perfectamente.

    Es muy parecida al Things de Mac OS X, mi aplicación favorita hasta la fecha.

    Nos leemos…

    iparrado

    23/07/2010 at 20:27


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